Algunos comentarios más sobre los capítulos sobre la documentación:
El documento de embarque (BL o Bill of Lading en el caso marítimo o bien AWB o Air Way Bill en el caso aéreo) es el que indica al forwarder o transitario a quién debe entregar la mercancía, por lo que es importante no perderlo. Al ser un documento internacional sí que tiene un formato estándar como el que se adjunta. El formato de un Air Way Bill o AWB sería muy similar al del Bill of Lading, por eso no lo añadimos.
Entre estos documentos absolutamente necesarios figuran la factura, el packing list, y el Bill of Lading, B/L o BL en el caso de marítimo, pero que en caso de aéreo sería el Air Way Bill o AWB. Los dos primeros documentos son de formato muy diferente y sólo necesitan mencionar nombre del proveedor, nombre del cliente, mercancía que se adjunta, y finalmente el precio unitario y precio total de la factura, pero no tienen un formato estándar. Sólo remarcar que en el caso del packing list (dato que también figura en el BL) se menciona el peso bruto (kgs) y volumen total del envío (m3) el cual marcará el coste del flete en caso de grupaje. Es decir, mientras que un contenedor 20′ tiene un precio cerrado, en el caso del grupaje se cobra por volumen (m3) o bien por peso (kgs) si el peso es considerable, de ahí que hay que asegurarse que el volumen anticipado por el proveedor coincida con el volumen finalmente marcado en el BL.
Revisando el documento adjunto veremos que en la parte superior izquierda se marca el nombre del shipper (proveedor) consignee (cliente) y notify party (a quien se notifica, agente de aduanas). A la derecha figura el nombre del forwarder que ha embarcado la mercancía (no es la naviera como ya hemos comentado) y encima el número de BL ó B/L, imprescindible para que el Agente de Aduanas pueda localizar el envío. A continuación figuran el barco que transporta la mercancía, puerto de salida, puerto de llegada y a continuación toda la descripción de la mercancía. Si la mercancía es un grupaje (no un contenedor completo) como es este caso, debería figurar también a continuación el número de contenedor físico que contiene nuestra mercancía, dato que no he incluido para preservar la confidencialidad.
Finalmente, está la parte más importante del BL, la fecha de embarque o fecha “shipped on board” en la que la naviera certifica haber embarcado la mercancía. Es la seguridad de que tu mercancía ha salido de orígen y viene en camino y no ha sido retrasada. En la última parte existe una zona donde marca “freight collect” (pago pendiente, caso FOB como el adjunto) o “freight prepaid” (envío pagado, caso CIF). Es imprescindible revisar la documentación recibida por el proveedor para evitar sorpresas e intentar subsanar posibles errores en la misma antes de la llegada del barco a destino, igual que realizar un seguro de transporte para evitar sorpresas si hay contratiempos.